Bestille flyplasstransport i Punta Cana for andre: Dette må du avklare
Når du ordner transport fra Punta Cana internasjonale lufthavn (PUJ) for noen andre, oppgir du den reisendes navn og reiseopplysninger, forklarer at du er bestillingskontakten, og avklarer hvem som skal motta oppdateringer ved ankomst, og hvem som skal betale.
Skill mellom passasjer, bestillingskontakt og betaler
Samme person kan ha alle disse rollene, men det er ikke nødvendig:
- Hovedpassasjer: personen som reiser, oppgir hvilken bestilling det gjelder og møter sjåføren.
- Bestillingskontakt: personen som kommuniserer med transportselskapet og organiserer avtalen.
- Betaler: personen eller bedriften som er ansvarlig for den avtalte betalingen.
Du kan for eksempel ordne transport for foreldrene dine mens du selv blir hjemme. En av foreldrene er hovedpassasjer, du håndterer bestillingen, og enten du eller foreldrene dine betaler.
Forklar dette allerede i starten av forespørselen. Be selskapet bekrefte at det kan tilrettelegge for kontakt- og betalingsopplegget dere trenger.
Hvilket navn skal stå på henteskiltet?
Oppgi et navn reisefølget vil kjenne igjen. Ikke bruk ditt eget navn automatisk bare fordi du fylte ut skjemaet eller ba om pristilbudet.
Hvis Alex for eksempel ordner transport for Elena, bør forespørselen skille mellom «Elena – hovedpassasjer og navn på henteskiltet» og «Alex – bestillingskontakt, reiser ikke selv».
Fortell Elena nøyaktig hvilket navn som er avtalt for skiltet.
Overnattingsreservasjonen kan også stå i et annet navn. Hvis dette har betydning for reisemålet eller adgangen, forklarer du forskjellen i stedet for å endre passasjernavnet uten å si fra.
Send opplysninger om den reisendes faktiske reise
Gjør klar disse opplysningene om personene som skal være med i bilen:
- Hovedpassasjerens fulle navn og avtalt navn på henteskiltet.
- Flyet som ankommer PUJ, med flyselskap og flynummer.
- Ankomstdato til PUJ og planlagt ankomsttid i lokal tid.
- Fullstendig hotellnavn eller fullstendige opplysninger om villaens beliggenhet.
- Antall passasjerer og mengde bagasje.
- Eventuelle ønskede barneseter, tilretteleggingsbehov eller uvanlig utstyr.
- Den reisendes kontaktopplysninger, med vedkommendes tillatelse.
Hvis reisen har en mellomlanding, bruker du flyet som ankommer PUJ. Flynummerguiden forklarer hvilken del av reiseruten du skal oppgi.
Du trenger ikke å kopiere hele flyreservasjonen inn i en forespørsel om transport.
Avtal hvem som får oppdateringer på ankomstdagen
Dette er den viktigste avklaringen når du bestiller på avstand.
Oppgir du ditt eget nummer, forklarer du at det tilhører den som organiserer reisen. Oppgi den reisendes nummer separat, og spør hvilken kontakt transportsentralen vil bruke til oppdateringer om hentingen.
Har skjemaet bare ett telefonfelt, forklarer du de to rollene i merknadene eller i en egen melding. Ikke gå ut fra at et ekstra nummer automatisk endrer hovedkontakten.
Ta med landskoden, og sjekk hvilket nummer den reisende faktisk bruker på WhatsApp.
Spør om begge kontaktene kan få oppdateringer, eller om selskapet trenger én hovedkontakt. En gruppechat skal være avtalt, ikke tatt for gitt.
Hvis den reisende kan bli uten nettilgang
Avtal en reserveplan før avreise. Den reisende bør ha en lesbar kopi av bekreftelsen tilgjengelig uten internett, med møteinstruksjoner og selskapets kontaktopplysninger.
Den som organiserer hjemmefra, kan hjelpe med kommunikasjonen, men kan ikke gi pålitelige opplysninger om hvor den reisende er uten å høre fra vedkommende.
Gå gjennom guiden om telefon, eSIM og Wi-Fi sammen. Avklar hva den reisende skal gjøre hvis telefonen ikke får forbindelse, i stedet for å vente med avgjørelsen til ankomst.
Avklar betalingen før den reisende flyr
Gjør det tydelig hvem som har betalingsansvaret.
Skal du betale, spør du hvilket betalingsopplegg selskapet godtar, og hvordan det bekrefter at betalingen er mottatt. Ikke gå ut fra at prisen allerede er betalt fordi bestillingen står i ditt navn.
Skal den reisende betale, sender du videre avtalt totalbeløp, valuta og betalingsinstruksjoner. Den reisende bør vite hva som forventes før hentingen.
Ved jobbreiser bør du avklare eventuelle krav til faktura når du ordner bestillingen. Det må bekreftes om en bestemt betaler, betalingsmåte eller faktureringsordning godtas.
Betalingsguiden for transport gir den eksisterende betalingsinformasjonen. Den skriftlige bestillingsbekreftelsen bør avklare opplegget for akkurat denne reisen.
Kontroller uventede endringer i betalingsinstruksjonene via kontakten du opprinnelig brukte til bestillingen.
Videresend en bekreftelse den reisende faktisk kan bruke
Send én kortfattet oversikt i stedet for en lang samtale med flere foreløpige pristilbud.
Oversikten bør vise:
- Passasjernavn og navn på henteskiltet.
- Fly, ankomstdato og ankomsttid i lokal tid.
- Fullstendig navn på overnattingsstedet og reisemål.
- Bekreftet opplegg for passasjerer, bagasje og kjøretøy.
- Møteinstruksjoner og selskapets kontaktopplysninger.
- Avtalt pris og betalingsansvar.
- Hvem som får oppdateringer, og hva som skal gjøres hvis dere ikke får kontakt.
Be den reisende lese oversikten før flyreisen. Da kan vedkommende oppdage feil hotell, et gammelt telefonnummer eller et navn som ikke er forventet på skiltet.
Legg ved guiden til å finne sjåføren som praktisk forberedelse, sammen med møteinstruksjonene for den aktuelle bestillingen.
En melding du kan tilpasse
Jeg ordner flyplasstransport fra PUJ for [hovedpassasjerens fulle navn], og jeg skal ikke reise selv.
Navnet på henteskiltet skal være [navn]. Flyet som ankommer PUJ, er [flyselskap og flynummer] den [dato] kl. [ankomsttid i lokal tid]. Reisemålet for transporten er [fullstendig navn på overnattingsstedet].
Det er [antall passasjerer], med [bagasje og eventuelle spesielle behov].
Jeg er bestillingskontakt på [nummer]. Den reisende kan kontaktes på [nummer, delt med tillatelse]. Vennligst bekreft hvem som vil få oppdateringer ved ankomst.
[Person eller bedrift] har til hensikt å betale. Vennligst bekreft hvilket betalingsopplegg som godtas, totalpris og henteinstruksjoner.
Samle endringer i én bekreftet oversikt
Hvis flyet, passasjerantallet, overnattingsstedet eller kontaktnummeret endres, oppdaterer du både transportselskapet og den reisende.
Unngå at én person endrer hotellet mens en annen fortsetter å videresende en gammel bekreftelse. Be transportsentralen bekrefte det oppdaterte opplegget, og erstatt deretter oversikten den reisende har lagret.
For returtransport må du bekrefte den reisendes nåværende hotell og separat avtalt hentedato og klokkeslett. Den som organiserer, kan fortsatt være hjemme, så avtal også hvem som skal svare på spørsmål på avreisedagen.
Del opplysningene som trengs for hentingen
Spør den reisende før du deler kontaktopplysninger og reiserute.
Ikke ta med passnummer, fullstendige betalingskortopplysninger eller uvedkommende opplysninger fra flybestillingen i vanlige transportmerknader. Deler du et bilde av reiseruten, beholder du relevante flyopplysninger og skjuler informasjon som ikke trengs for å ordne transporten.
Målet er en brukbar oversikt for hentingen, ikke en kopi av alle reisedokumentene.
Sørg for at alt er overlevert
Før du avslutter, sjekker du tre ting: Selskapet vet hvem som reiser, den reisende vet hvordan sjåføren skal møtes, og alle forstår betalingsopplegget.
Ordner du reisen med PUJ Airport Transfer, kontakter du transportsentralen og forklarer fra starten at du bestiller for noen andre. Be om skriftlig bekreftelse på passasjer-, kontakt- og betalingsopplegget, og sørg deretter for at bekreftelsen når personen som skal reise.